Actividades a tomar en cuenta con las herramientas y equipos.
Para algunas empresas que han concluido un contrato o un proyecto, ya sea de obra o servicio, se turnan urgentes los ajustes administrativos en los que tienen que incurrir para reducir o eliminar los gastos adicionales que afecten la utilidad de ese contrato: Los gastos no previstos.
Una buena práctica es agendar una reunión con las partes involucradas en el contrato y establecer los recursos que será necesario asignar: antes, durante y después del contrato; calendarizando e identificando las fechas clave en la que todos sepan las actividades que deberán de realizar. Convocar a una reunión 30 días antes del término del contrato para que todos los involucrados tengan conocimiento de aspectos importantes que se deberá vigilar su cumplimento.
Los ajustes más frecuentes ocurren por una falta de planeación son: reducir o eliminar la plantilla laboral, cancelar compras y toda clase de gastos meses antes de que el contrato concluya; lo que crea cierto riesgo para el finiquito del contrato.
En algunos contratos o proyectos llega el momento en que se debe de asignar un espacio adicional al almacén general para el acomodo y custodia de los recursos utilizados, sin embargo, esto generalmente causa molestia por el control y justificación que se debe llevar a cabo y puede presentarse el caso de que el dueño, director o gerente de la empresa tenga las siguientes interrogantes.
¿Quién acomodará y hará inventario de todo lo que quedó del contrato?
¿Quién dará mantenimiento a herramientas y equipos?
¿Quién validará la reutilización de materiales o insumos?
Es probable que al llegar a este punto piense que esto no es un problema ya que debió estar considerado en la planeación por lo que no deberían de existir contratiempos al término de un contrato, pero existen y es común.
Ejemplificando el escenario de lo que ocurre sin una planeación se tienen las siguientes preguntas:
¿Quién tiene el inventario?
¿Quién es el responsable del contrato?
¿En dónde se dejarán las herramientas, equipos, materiales?
¿Ahora quién se hará cargo de todo esto?
Derivado de la falta de planeación y previsión se puede causar una gran afectación a la empresa al restarle importancia a al seguimiento de las actividades que derivan al término de un contrato, ya que se puede llevar a cabo la reutilización de herramientas, equipos y materiales o asignación a otros contratos.
Es importante tomar en cuenta que por la falta de comunicación con el personal que aún tiene responsabilidad directa o indirecta con el contrato, ellos pueden llegar a tomar decisiones respecto “al qué hacer” con estos “sobrantes”, lo que puede causar un problema o falta administrativa para la empresa o el contrato.
En el escenario cuando si existe una planeación se tiene que:
Dentro del presupuesto del contrato, entre otros conceptos, es recomendable incluir por término de contrato las partidas de:
- Mantenimiento de herramientas y equipos
- Personal para acomodo de materiales, herramientas y equipos
- Personal para inventario de materiales, herramientas y equipos
- Persona asignada para mantener la trazabilidad durante la vigencia del contrato
Pueden resultar obvios estos conceptos, pero en la realidad, si dispones de recursos limitados durante la ejecución o al término del contrato y si no cuentas con el personal necesario y los medios; tu empresa será acumuladora de sobrantes, impactando en la disponibilidad de espacio y ahorro en compras futuras.
Existen en el mercado nacional alternativas para la preservación de activos, lo cual puede ser de utilidad si tienes como objetivo una reducción en compra de herramientas y equipos.
La planeación es tu mejor herramienta cuando tienes: recursos limitados o recursos ilimitados; depende de ti, de tus metas y objetivos y puede estar implícita en los procesos de tu Sistema de Gestión de Calidad.
Fotografía: Malecón de Ciudad del Carmen, Campeche. @ David Cruz
Consultor y Especialista en Administración de Operaciones. Con más de 25 años de experiencia en el sector industrial y energético, ha colaborado con empresarios en el análisis, planeación, negociación, comercialización, administración y ejecución de proyectos de servicio y mantenimiento.
Ha brindado consultoría ejecutiva a presidentes de consejo y a la alta dirección para la toma de decisiones estratégicas en la participación de proyectos de licitación, así como en el análisis y mejora de sus procesos de administración, operaciones y seguridad industrial.
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